档案管理制度

第一条    目的

为了建立和完善上海德博蝴蝶宝贝关爱中心（以下简称本机构）档案管理工作，维护档案管理的完整性与安全性，根据《档案法》、《社会服务机构登记管理条例》等有关规定，结合本机构实际，制定本制度。

第二条    档案管理要求

本机构档案管理工作，要贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，档案资料完整齐全，保管有序规范，交接手续完备。

第三条    档案管理员、职责

本机构档案，设档案管理员由专人管理，并设立专门的档案柜。

本机构档案管理人员，保证本机构及各部门的档案资料齐整完全、安全保密和使用方便。工作变更或调动时，应将所保管的档案移交清楚，办妥交接手续后方可离开岗位。

第四条    档案的分类、范围

（一）登记管理资料：登记、变更与备案、年度检查、决策机构和监察机构、员工会议（员工大会）、发展规划和报告、内部管理制度、社会评价等相关材料。

（二）财务资料：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、报销凭据、其它财务会计资料等相关材料。

（三）业务资料：项目和服务从准备、执行、到绩效评估等一系列相关资料。

（四）劳动人事资料：从业人员、工资福利、劳动合同、考核任用培训等相关资料。

（五）其他应归档资料。

第五条  档案的收集、归档

凡应及时归档的资料，由档案管理员负责收集、整理归档，以保证档案的齐全完整，准确无误。

本机构的归档资料实行季度归档和年度归档制度，每年的四、七、十和次年的一月为本机构档案资料归档期。

对于本机构形成的档案材料，按照国家档案管理的有关规定，分别组卷和编制案卷目录，卷内文件材料按规定顺序排列，在每份材料的左上角或右上角加盖戳记，填写页号或件号，并填好卷内目录、立卷人和立卷时间，按时间顺序排列编写案卷号。

第六条 档案的借阅、归还

员工借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的、借阅期。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需二次借阅，次日再次办理借阅手续。

非本机构人员借阅档案，应填写《档案借阅登记表》后，经机构负责人核批，方可借阅。

借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自抄录、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。

借阅的档案归还时，档案管理人员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向机构负责人反映，视情给予相应处罚。

第七条  电子档案的归档管理

本制度所称的电子文件是指：在数字设备中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。

归档的电子文件按本制度归档范围确定。

为维护电子档案安全，每年12月对归档的电子文件进行备份处理，上传服务器或拷贝到移动存储设备保存。

第八条  档案的保管期限

本机构档案资料的保管年限分为永久保存和定期保存。其中，登记管理资料、业务资料、劳动人事资料等永久保存。其他档案资料按国家相关档案的保管期限办理。

第九条  档案的销毁

本机构任何个人和部门非经允许不得擅自销毁本机构档案资料。

档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对应销毁的档案资料应填写《档案销毁审批表》，经机构相关负责人批准方可销毁。

档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作，并做好监销记录。

第十条  责任

违反本制度规定，机构将追究相关人员责任。对机构造成损失或不良社会影响的，视情节轻重给予处分或责令赔偿，构成犯罪的，依法追究法律责任。

第十一条 附则

本制度于上海德博蝴蝶宝贝关爱中心2017年12月20日经第一届理事会第七次会议审议通过，即日起施行。